El éxito de aplicaciones de almacenamiento y sincronización en la nube como Dropbox han abierto un camino difícil de esquivar para las empresas. Junto a la movilidad y BYOD, estas apps dirigidas al mercado de consumo han dado paso a nuevos usos que se han extendido al entorno corporativo, sin ser aplicaciones preparadas para garantizar la seguridad y la protección de datos empresariales. ¿Hay alternativas?
Dropbox es útil, por eso lo utilizan hoy en día más de 100 millones de personas tras cinco años de andadura. Es tán útil y fácil de usar que los usuarios han empezado a utilizarlo para mover los archivos con los que trabajan, y evitar tener que enviárselos a sí mismos a través del correo electrónico o guardarlos en una memoria USB para llevárselos «puestos».
Además les permite consultarlos no solo desde el ordenador de casa o el portátil, sino también desde su smartphone o tableta en cualquier lugar gracias a la sincronización de archivos multiplataforma. Con Dropbox también pueden compartir datos fácilmente con clientes, proveedores, socios…
Visto así parece una bicoca, si no fuera porque los departamentos TIC no tienen ningún control sobre ese movimiento de archivos que pueden contener datos sensibles para la empresa. Una app externa que traspasa el firewall de la infraestructura TIC y se lleva los datos corporativos fuera de ese entorno seguro no es buena cosa. Plantea un nuevo problema a los departamentos informáticos. Dropbox y similares, por mucho que ayuden a la productividad empresarial, suponen un riesgo para la protección de datos y la seguridad TIC.
Las soluciones de almacenamiento y sincronización de archivos móviles deben ser flexibles porque el panorama seguirá evolucionando y todavía quedan aspectos por definir.
Además, han sido sonoros los fallos de seguridad de Dropbox, los más recordados en junio de 2011 y este verano de 2012, tras el que la compañía decidió introducir mejoras en su seguridad como la autenticación de dos factores. Sin embargo, no es suficiente para la protección y características que exige un entorno de negocios.
Ante este panorama todos se han puesto manos a la obra en la oferta de alternativas dirigidas a los negocios, las hay de todas las clases, colores y sabores. Bien como una función integrada dentro de una plataforma de colaboración de contenidos más amplia, o bien como una aplicación independiente. De código abierto o no. Ya sea en la nube, en local o con un modelo híbrido. Las posibilidades se diversifican al igual que los proveedores.
Grandes compañías se han lanzado a la absorción de pequeños proveedores como Citrix con la compra ShareFile o EMC con la adquisición de Syncplicity. Mientras otras han decidido desarrollar soluciones por sí mismas como LogMeIn con Cubby. Carrera a la que se han unido también pequeños proveedores de almacenamiento en la nube con propuestas como Egnyte, Huddle, ownCloud y Accellion. Por su parte Dropbox no se ha quedado quieto y en febrero de 2012 compró Cove, una startup centrada en la colaboración y comunicación para medianas empresas.
La tendencia de integrar el almacenamiento y sincronización de datos móviles como una característica en plataformas como las redes sociales corporativas ofrece, además del almacenamiento de archivos y carpetas, otras prestaciones como actividades, comunidades, eventos, coedición de documentos, formularios y correo electrónico. Los tres principales proveedores de estas soluciones son IBM SmatCloud Engage -con diferentes perfiles de Colaboracón Social-, y los productos de Microsoft y Google.
Según el informe Analyzing the Dropbox effect: Market for mobile file sharing and sync heats up publicado en marzo de 2012, y en el que participa la madrina de este nuevo mercado, Kathleen Reidy, entre otros analistas de 451 Group, la diversidad es tal que no está claro si se puede hablar de un nuevo mercado en sí mismo ya que la tendencia con más futuro es la integración en plataformas como una característica, pero también afloran como herramientas independientes.
Es todavía un mercado indefinido, aunque de momento ya parece que tiene un nombre. El boca a boca popular lo bautizó como «Dropbox para empresas» hasta que la analista de 451 Group, Kathleen Reidy, le dió en un post un nombre más acorde con sus funciones, Mobile File Sharing and Sync Platforms (plataformas de intercambio y sincronización de archivos móviles).
El análisis de 451 Group destaca los cuatro enfoques que están adoptando los desarrolladores para las alternativas ´Dropbox para empresas`: contenido, virtualización, seguridad, y backup y almacenamiento.
¿Qué deben ser capaces de hacer estas alternativas empresariales?
Según el informe de 451 Group las plataformas de intercambio y sincronización de archivos móviles debe ser capaces de:
- Auditar y presentar informes para saber qué archivos han sido compartidos y con quién.
- Integrarse en directorios corporativos para gestionar los usuarios y controlar el acceso.
- Integrarse con herramientas de gestión de dispositivos móviles (MDM) y de aplicaciones móviles (MAM).
- Restringir el acceso a las funciones de archivos como ver, descargar, sincronizar, compartir…
- Limitar el movimiento de datos a sólo unas aplicaciones de confianza para acceder a los datos corporativos.
- Ofrecer autenticación de dos factores.
- Dar soporte de cifrado de datos avanzado para los datos en movimiento y los almacenados en puntos finales.
- Retener datos localmente o ejecutar la sincronización como un servicio interno para solo algunos archivos o todos.
- Integrarse con sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM).
Un nuevo mercado no aparece de la nada, sino que es fruto de nuevas necesidades que surgen a partir de las nuevas prácticas y posibilidades que trae la era post-PC. La movilidad, el incremento y generalización del consumo tecnológico, el fenómeno BYOD (Bring Your Own Device), la capacidad de acceder a la red desde cualquier lugar y desde diversos tipos de dispositivos, junto al cloud computing, y el boom de SaaS (Software as a Service) y las aplicaciones móviles, y entre estas últimas las de almacenamiento de archivos como Dropbox. Todos estos elementos forman una cadena de nuevos usos y necesidades que termina en la aparición de un nuevo mercado que, aunque todavía por definir, es ya una realidad en marcha y para el que cada vez habrán más propuestas y ofertas.
Estas exitosas y útiles apps han dado el salto del uso particular al mundo de los negocios de la mano de muchos empleados, pero no disponen de las características imprescindibles para ajustarse a las necesidades de control, seguridad y protección de datos que requiere un entorno corporativo, de ahí la exigencia de soluciones alternativas que sí los garanticen. ¿Almacenamiento en la nube? Sí, gracias, pero controlando.
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