Para sacarle el máximo partido al tiempo, la organización es la clave. Las telecomunicaciones se apuntan a la tendencia de la Gestión del Tiempo con las aplicaciones GTD que ayudan en la organización y planificación de tareas pendientes y proyectos para alcanzar eficazmente nuestros objetivos. Su oferta se multiplica en Internet por su eficiencia.
En tiempos de crisis como los que vivimos se escucha mucho la frase de que para salir de la situación «hay que trabajar más», sin embargo, modestamente, no creo que esa sea la clave del éxito. No se trata de trabajar más sino de trabajar mejor. Uno de los principales problemas de la economía española es la escasa productividad personal, y no es por la falta de horas laborales, sino por la pérdida de tiempo dentro de ese horario, es decir, por una falta de eficiencia. Y esta escasa eficacia se da cuando la organización de las tareas a desarrollar y los objetivos a alcanzar está obsoleta o es inadecuada. Ese es el verdadero problema.
Para optimizar nuestro tiempo de trabajo y abordar eficazmente las tareas pendientes existen en el mercado soluciones como las aplicaciones GTD o gestores de tareas. El término GTD (Getting Things Done) se refiere a la cultura de la Gestión del Tiempo desarrollada a partir de la publicación del libro de David Allen (blog) en 2006, Organízate con eficacia. Máxima productividad personal sin estrés. Su metodología ha inspirado a las empresas de software a crear aplicaciones con el objetivo de mejorar la organización de tareas e incrementar así la productividad yendo más allá del tradicional calendario e integrándolo con Lotus Notes.
A la hora de seleccionar una de estas aplicaciones hay que tener en cuenta, en primer lugar y ante todo, nuestras necesidades propias y de la empresa para dar con el programa más adecuado. Y, ya en segundo lugar, tener presente que la aplicación que elijamos cumpla con los siguientes requisitos:
- Que sea de fácil uso ya que es una herramienta que se utiliza a menudo y si presenta complicaciones acabaremos aborreciéndola y dejándola de lado. La principal función de una aplicación de este tipo es que nos ahorre tiempo no al revés.
- Que se aloje en la nube para disponer de movilidad y flexibilidad y poder utilizarlo desde cualquier lugar y en cualquier momento. El alojamiento y trabajo online es una de las tendencias más pujantes en telecomunicaciones por la oportunidad que da de operar desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Que ofrezca una versión para smartphone, para poder acceder desde el móvil si nos es necesario.
- Que sea capaz de integrarse con otras aplicaciones web que utilicemos, para poder capturar la información que tengamos en esas herramientas -de almacenamiento de archivos en la nube como Dropbox; de enlaces como Delicious; favoritos de Twitter, etc.-. Es mejor tener toda la información que necesitemos integrada en lugar de dispersa.
- Que se pueda sincronizar con tu calendario y tu correo como Lotus Notes. De esta forma será muy difícil que te olvides de algo que tenías que hacer.
¿Necesitas algunas sugerencias? Ahí van…
MyLiveOrganized (MLO). Utiliza el esquema de un árbol para organizar objetivos, proyectos y tareas, para después crear una lista de tareas pendientes ordenadas por prioridad. Es de fácil manejo y permite la sincronización con correo y MindManager (programa de mapas mentales, mind map). De pago, pero con versión de prueba con registro. Con aplicación móvil.
Evernote. Con vocación de bloc de notas, este gestor de tareas combina programas de 
escritorio con un espacio de almacenamiento y sincronización en la nube, para trabajar en tu escritorio o en la nube, como prefieras o necesites. Permite capturar información de diferentes páginas web y guardarla en la aplicación catalogada. Dispone de versión gratuíta y versión premium con más funcionalidades. Con versión móvil.
Nirvana HQ. Trabaja completamente en la nube, todos los datos alojados en Internet, por lo que no necesita tener una versión para móvil. De esta forma no es necesario sincronizar los archivos almacenados en diferentes dispositivos, y se puede trabajar en la aplicación desde cualquiera de ellos. Solo hay disponible una versión BETA a la que accedes después de registrarte.
Remember the Milk (RTM). Con versión gratuita y versión pro, de pago con más funciones.
Se integra con otras aplicaciones web como podría ser Google Maps, y es capaz de sincronizarse con tu calendario. Dispone de sindicación de tareas pendientes (RSS), para tenerlas siempre visibles en el navegador.
FacileThings. Con versión para móvil. Capaz de integrarse con Evernote, Delicious, Twitter y correo. Pensado para autónomos, trabajadores independientes y pequeños empresarios para la autogestión de las tareas y proyectos, por lo que dispone de herramientas que controlan el tiempo empleado y el coste económico del proyecto.
Things. Específico para Mac Os X. Dispone de carpetas para alojar y guardar los asuntos pendientes en la nube. De pago desde App Store.
Omnifocus. Es uno de los programas GTD más completos, pero es solo para Mac. Es tan completo que se hace un poco complejo con tantas funcionalidades, pero uno de los más eficientes si aprendes a utilizarlo. De pago, con versión de prueba.