Los beneficios de la automatización de procesos son fáciles de encontrar. Cuando el software se encarga de las tareas y agiliza los flujos de trabajo, entonces ahorras dinero y mejoras tanto la moral de tu plantilla como la satisfacción de los clientes. Teniendo en cuenta la ventaja competitiva que aporta este cambio, invertir en automatización es una apuesta segura.
Desde Leader llevamos décadas implementando soluciones de telecomunicaciones y como apuesta firme en la ayuda a nuestros clientes, hemos avanzado en la integración de las mismas con sus propios procesos empresariales.
Es fácil hablar de lo útil y beneficiosa que es la automatización de procesos. Pero en la práctica ¿cómo se automatiza una tarea determinada dentro de un proceso?
Esta es una pregunta bastante delicada, porque una buena respuesta es vital para acertar. Si aplicas la automatización en un área donde no es necesaria, el retorno sobre la inversión no te compensará.
Y si no implementas bien la automatización de un determinado paso, podría generar un profundo agujero por el que se pierde tiempo y dinero hasta que se solucione.
En esta relación de cinco artículos vamos a ofrecer una descripción general para que se comprenda cómo cambiar el rumbo y pasar del trabajo manual a la automatización protegiendo la inversión en tecnología.
Antes de empezar…
Conociendo los beneficios que ofrece la automatización, desde la reducción de costes hasta el incremento del compromiso de los empleados, no nos extraña que estés deseando implementar este cambio cuanto antes.
Sin embargo, los procedimientos de automatización supondrán un cambio muy significativo en la operatividad de tu empresa. Aumentar la confianza en la tecnología a la hora de trabajar puede ser una inversión con un retorno muy jugoso, pero también puede ser un despilfarro si la implementación no se realiza correctamente o se eligen las herramientas equivocadas.
Así que antes de plantear cómo automatizar procesos, es necesario tomarse un tiempo para considerar qué método de automatización y aplicación debe ser seguro frente a ciberataques, especialmente si tienen acceso a datos sensibles. En este momento es importante comprender el funcionamiento de las herramientas de automatización.
Una configuración automatizada efectiva debe satisfacer 5 criterios:
El proceso automatizado debe ser:
– Eficiente. El proceso automático debe ejecutar la tarea asignada de forma rápida y efectiva.
– Controlable. Las personas responsables deben poder ajustar el funcionamiento del proceso con mucha agilidad.
– Segura. La aplicación debe ser segura frente a ciberataques, especialmente si tienen acceso a datos sensibles.
– Fácil de mantener. Los técnicos que trabajan en plantilla deben ser capaces de ajustar la herramienta en caso de errores.
– Sostenible. La solución debe ser capaz de realizar sus tareas de forma constante especialmente cuando aumenta la demanda y el alcance de los procesos.
Recuerda estos puntos cuando en el futuro te plantees implementar algún tipo de automatización. Una herramienta de automatización que no satisfaga estos criterios en el mejor de los casos no cumplirá con tus necesidades y no compensará la inversión. Los errores y las exigencias de mantenimiento llamarán a tu puerta llegando incluso a convertirse en un ROI negativo. ¡¡¡ No hagamos inventos de TBO!!!!
Para garantizar que la implementación de tu automatización vale la pena, la solución tendrá que ser compatible con estos puntos. Una vez dicho todo esto ¿por dónde puedes empezar en esto de la automatización? Lo primero es realizar una panorámica de todos tus procesos:
Paso 1. Evalúa los flujos de trabajo existentes.
Antes de trazar el rumbo hacia estas mejoras es imprescindible que sepas exactamente dónde te encuentras ahora mismo. La automatización es un cambio con una alta carga estratégica. Sus ventajas crecerán exponencialmente se la implementas de la forma adecuada y en el paso adecuado del proceso.
Aunque ya te hayas hecho una idea de las tareas que te gustaría automatizar, solo podrás confirmar los beneficios de ese cambio si consigues tener a la vista una panorámica de todos tus procesos.
Con ese fin, el primer paso en la automatización es dibujar integralmente todos tus flujos de trabajo. Si todavía no lo has hecho, identifica cómo comienzan tus proyectos, cómo se desarrollan y como llegan a su culminación. Exponer los procedimientos al detalle te ayudará a establecer exactamente todas las fases por las que atraviesa un proyecto antes de aportar valor a tu empresa.
Próximamente publicaremos el Paso 2, así que estate atento a nuestro blog!….