Una de las características del teletrabajo es la deslocalización de los trabajadores y, por tanto, de los equipos de trabajo, que quedan físicamente disgregados. Esto plantea la siguiente pregunta: en teletrabajo, ¿cómo podemos seguir manteniendo el trabajo en equipo en el día a día con la misma seguridad, productividad y eficiencia que en la oficina?
Ésta es fácil de responder. A falta de contacto real entre los trabajadores, las aplicaciones de productividad y colaboración permiten que los equipos de trabajo continúen con sus proyectos en la distancia.
Pero… otra pregunta. Si ya has implantado el teletrabajo en tu empresa, ¿estás seguro/a de que has elegido las aplicaciones de comunicación y colaboración que realmente necesitáis?
Puede que lo que le funcione al vecino no te funcione a tí
Hay todo un océano de aplicaciones de colaboración, comunicación y productividad que pueden ayudarte a que los grupos de trabajo de tu empresa continúen haciéndolo con fluidez en la modalidad de teletrabajo. Tantas que resulta mareante: videoconferencia, telefonía y centralitas IP, compartición de archivos, correo, chats, agendas y progresos compartidos…
Pero… entre todas estas opciones, ¿qué tipo de aplicación necesito?, ¿de qué marca o empresa?, ¿con qué funciones?, ¿se pueden integrar con las aplicaciones que ya utilizamos?… La elección dependerá del funcionamiento interno de la empresa y sus grupos de trabajo, del trabajo que se desarrolla, de su cultura empresarial y su nivel de digitalización.
Desde casa como en la oficina
El objetivo a cumplir es conseguir que los teletrabajadores mantengan los grupos de trabajo funcionando y rodando con estas aplicaciones. Y que lo hagan sin tener que hacer un máster del universo, porque en ese caso acabarán por no usarlas. Y si no las usan… adiós a la comunicación, la colaboración, la coordinación y la productividad. La elección es fundamental.
Un ejemplo práctico. El de mi grupo de trabajo. En nuestra empresa, Leader Redes y Comunicaciones, llevamos seis meses teletrabajando (desde el inicio del estado de alarma y el confinamiento).
Durante este tiempo los equipos de trabajo han seguido coordinándose con normalidad, sin interrupciones. La adaptación ha sido sencilla y muy natural, casi sin darnos cuenta. La productividad no ha decaído, al contrario.
Nuestros técnicos se encargaron de todo. El éxito de nuestro salto al teletrabajo en equipo se debe en buena medida a que seleccionaron con acierto las aplicaciones y servicios que cada departamento íbamos a necesitar. No todos desarrollamos las mismas funciones ni necesitamos las mismas aplicaciones, ni los mismos permisos.
Gracias a ello, -aparte de los almuerzos compartidos en el bar-, no echamos nada de menos en lo que respecta a la fluidez del trabajo de cada uno/a, y la coordinación y colaboración con el trabajo del resto del equipo. Nadie se ha quedado atrás en esta transformación digital. En remoto seguimos trabajando en equipo como hacíamos hasta hace unos meses en la oficina.
Aunque trabajemos solos, cada uno desde su casa, no lo estamos gracias a que disponemos de:
– chat en la nube,
– un cliente de telefonía IP que nos permite comunicarnos utilizando las mismas extensiones que en la oficina,
– una aplicación online de videoconferencia,
– conexión remota a nuestro PC en la oficina con una aplicación de escritorio remoto,
– y una herramienta de gestión de proyectos, para ver los progresos de cada uno.
+ Y todo ello, por supuesto, con la cobertura de un túnel VPN. La seguridad antes que nada.
Sin embargo, no nos hace falta utilizar, por ejemplo, almacenamiento en la nube. Porque no necesitamos compartir archivos de forma habitual, y cuando nos es necesario utilizamos el correo para ello. Pero tampoco utilizamos el correo como medio de comunicación entre nosotros porque el chat online nos permite interactuar con más fluidez e inmediatez.
Teletrabajo en equipo con ciberseguridad
No nos cansaremos de decirlo. Elijamos lo que elijamos como herramientas de colaboración para el teletrabajo en equipo, no hay que perder nunca de vista la ciberseguridad en el trabajo remoto.
Cada vez hay mas estafas utilizando ingeniería social, y ya no se trata solamente de invertir en tecnología. TODOS LOS USUARIOS DEBEN RECIBIR PÍLDORAS DE FORMACIÓN PERMANENTEMENTE.
Un túnel VPN es imprescindible para conectar los dispositivos en remoto de los teletrabajadores con la red interna de tu empresa. ¡Ni se te ocurra permitir que se conecten vía aplicación de escritorio remoto con sus ordenadores de la oficina sin una VPN! Sería como salir desnudo a la calle.
Y para blindar el acceso a la VPN la autenticación de doble factor. Evita accesos no deseados de los ciberdelincuentes que anden detrás de tus datos corporativos, tanto en la VPN como en el resto de aplicaciones, correo electrónico especialmente.
La virtud de la doble autenticación reside en que ponemos dos puertas de acceso en vez de solo una. La primera se abre con el usuario y contraseña habitual, pero la segunda solicita un código de un solo uso al que únicamente tiene acceso el usuario.
Si todavía tienes dudas (o miedos) sobre la implantación del teletrabajo en tu empresa y necesitas asesoramiento, disponemos de los medios humanos, técnicos y la experiencia propia para ayudarte a tener éxito en este empeño.
Imagen de Gerd Altmann en Pixabay
