Paso 2: Visualiza tus objetivos
Ahora que sabes cómo realizar tus operaciones actuales, es hora de pensar en el siguiente hito.
Llegados aquí, podemos empezar por visualizar el aspecto que tendrán los procesos empresariales cuando la automatización esté en marcha: cómo fluirá tal proceso, qué empleados se liberarán, qué cambiará en relación con la entrega final del producto… En términos de planteamiento, este es el momento de fijar objetivos, especialmente objetivos relevantes para los flujos de trabajo que has identificado en el paso anterior.
La forma más eficiente de preparar estos planes es visualizar tus nuevos procesos centrándote en los resultados conseguidos. Por ejemplo, no pienses «quiero que mi lista de contactos se rellene automáticamente»; piensa «quiero reducir tiempos en el recorrido del cliente» o «quiero reducir errores al recopilar la información de contacto«. Enmarcar tus objetivos en este sentido ayuda a colocar en primer lugar el propósito de la automatización, vinculando la transformación a los beneficios empresariales concretos en lugar de a la tecnología (que, como veremos , es mejor dejarla para cuando tratemos con expertos en la materia.
Paso 3: Identificar cuellos de botella
Tal vez recuerdes que en el Proceso 1° sobre automatización ya recomendamos pensar en el proceso desde la perspectiva del workflow al que le afecta. Naturalmente, esto también resulta aplicable a la fase de implementación.
El beneficio de la automatización no es solo que los empleados ya no tendrán que lidiar con tareas difíciles y repetitivas (aunque sin duda es un beneficio fundamental). Además de todo esto, los procesos automáticos en su máximo esplendor pueden acelerar integralmente determinados flujos de trabajo porque eliminan bloqueos que ralentizan el progreso. Como esto propaga las ventajas de la automatización en un paso a la totalidad del proyecto, sería casi una negligencia no aprovechar esta oportunidad.
Para que la automatización sea más efectiva, busca tareas predecibles en términos de resultados y con un gran impacto en los flujos de trabajo. En otras palabras, son las partes del proyecto que se pueden realizar sin mucha dificultad pero que son imprescindibles para poder continuar: por ejemplo, tomar notas durante las llamadas comerciales o introducir los datos en el CRM.
Aunque los ejemplos que encajan en esta categoría no son muy glamurosos ni aportan una visión rompedora de la automatización en el trabajo, sin duda son los primeros que tienes que actualizar. Insistimos en que el impacto en estas operaciones se magnifica si se extiende a todo el conjunto del proyecto.