Herramientas colaborativas | Automatización de procesos 4 y 5

Paso 4. Reúne a las personas involucradas

Como en cualquier remodelación de tu empresa, la automatización es una cuestión de colaboración. En muy pocas ocasiones una sola persona puede aportar valor en el contexto empresarial. Por eso, al renovar los flujos de trabajo, necesitarás múltiples perspectivas para actualizar tu plan.

Para empezar, la remodelación necesita a los empleados que mejor entienden tus procesos actuales (por ejemplo, los responsables de personal y de la gestión de las tareas involucradas). Si logras averiguar cómo beneficiar a esos empleados aprendiendo directamente de su experiencia, estarás en una posición estupenda para optimizar la automatización con una visión más enriquecedora que las reflexiones en abstracto (y en solitario).

De igual modo, valora incorporar expertos en tecnología ajenos a tu empresa para asesorarte en la implementación. Incluso después de analizar tus propios flujos de trabajo y objetivos, el mundo de la automatización es enorme y tremendamente complejo. La mejor forma de optimizar tu inversión con un mejor procedimiento es trabajar codo con codo junto a alguien que comprenda ese campo y tenga experiencia en él, no solo testeando todas las opciones de software de automatización internamente.

Paso 5: Planea la implementación

Por fin, aquí puedes empezar a diseñar cómo pondrás en marcha esta automatización. Naturalmente, querrás actuar para conseguir los objetivos establecidos, de conformidad con lo que tus trabajadores y los expertos que has consultado te recomiendan. Pero, igual que en el resto de pasos, hay algunos aspectos adicionales que no debes perder de vista.

El primero es mantener todos los hitos de la implementación en un programa de ejecución. En este punto, comprender qué se implementará, qué se conseguirá y cuándo estará funcionando, te permitirá hacer un seguimiento del progreso de los cambios. Después de todo, estás automatizando tus procedimientos para lograr beneficios concretos, lo lógico es que sepas los beneficios que has conseguido.

El segundo es mantener a todos los empleados al corriente del progreso y de las novedades. Es posible que los empleados no tengan claro cómo cambiarán los flujos de trabajo o que les preocupe que esta automatización se quede con sus puestos de trabajo. Para mantener el nivel normal de actividad, es esencial ser transparente y aliviar las posibles dudas.

Por último, no planees un punto final inamovible para tu instalación. Es probable que el software de automatización necesite mantenimiento, especialmente si tu negocio crece o pasa por modificaciones estructurales. Lo más recomendable es ser dinámico para que estos cambios se podan realizar desde el primer momento y que no te pillen desprevenido

Prepara tu automatización

Es evidente que no resulta fácil planear un programa de automatización concreto porque, a fin de cuentas, cada negocio tiene procedimientos diferentes. Lo que planeas conseguir con la automatización no necesariamente coincidirá con el planeamiento de otra empresa, incluso aunque opere en tu mismo sector, sencillamente porque lo más probable es que tengáis formas diferentes de ejecutar y actualizar vuestros procesos.

Así que no pierdas de vista estas orientaciones y trátalas como lo que son: orientaciones, no reglas. Maximizar el valor de la automatización en la empresa requiere una mirada cuidadosa y a largo plazo sobre tu forma de actuar en los negocios; tus necesidades concretas seguramente no coincidirán con una estructura predeterminada. De todos modos, ten en cuenta siempre la importancia de planear tu transformación y primar la colaboración con los trabajadores y otros expertos ajenos. Correr más de la cuenta o aventurarte en este proceso sólo podria ser contraproducente.

Por encima de todo, recuerda que estás automatizando procesos para conseguir beneficios reales y concretos. Aférrate a esta idea y diseña un enfoque estratégico: ya estarás un paso por delante de los que quiera que necesiten tus flujos de trabajo.