El alojamiento de centralitas IP permite a las pymes disfrutar de economías de escala como las grandes compañías con el modelo propietario, pero con un coste muy inferior porque se comparten los costos y los recursos con los demás clientes alojados. La clave del éxito del hosting PBX IP es el proveedor de telecomunicaciones elegido, pero…¿cómo saber quién es la pareja adecuada?
Primer punto a tener en cuenta. Las centralitas IP alojadas con un proveedor han adquirido diferentes nombres: PBX alojado/virtual, Comunicaciones Unificadas alojadas (UC hosted), Comunicaciones como Servicio (CaaS), Comunicaciones Unificadas como Servicio (UCaaS), o servicios de Comunicaciones Unificadas en la nube (Cloud UC services). Tantas denominaciones pueden llevar a confusión, hay que tener claro que se refieren a la misma tecnología. Es importante saberlo ya que no todos los proveedores de telecomunicaciones llaman a las centralitas IP alojadas con el mismo nombre.
Para elegir el proveedor de PBX IP más conveniente hay que tener en cuenta los siguientes factores:
- Los conjuntos de funciones. Diferentes proveedores tienen diferentes modelos de negocio y, por tanto, conjuntos de características diferentes. Hay que estar atento porque elegir a un proveedor con un conjunto de funcionalidades que no son las que se ajustan a nuestras necesidades específicas puede hacer que tengamos que pagar por funciones extra que no necesitamos. Es decir, que el paquete que te ofrezca el proveedor en cuestión disponga de las características que realmente necesite tu negocio y que no haya que pagar por cosas que no se necesitan y que incrementan el coste total del sistema de Comunicaciones Unificadas alojadas.
- Control End-to-End. La forma en la que se basa el servicio de Comunicaciones Unificadas en la nube que te ofrece un proveedor de telecomunicaciones puede variar. El proveedor puede disponer de más de un socio de servicios de PBX IP. Cuando esto pasa y el proveedor dispone de múltiples socios para dar servicio a una pyme es porque no puede ofrecerle un sistema compacto, de una pieza, sino que tiene que integrar las diferentes aplicaciones de los diferentes socios para alcanzar los objetivos del cliente. En muchas ocasiones esta integración puede resultar problemática, por lo que es mejor que el proveedor en cuestión dé una solución completa a las necesidades de la pyme sin tener que recurrir a funcionalidades de otras compañías para completar su servicio. Esto permite tener un control de principio a fin de la plataforma, y en el caso de que haya algún problema solo hay que hacer una llamada y no varias.
- Soporte móvil. Aunque hoy en día sea algo indispensable, algunos proveedores no ofrecen soporte para dispositivos móviles, y esto es fundamental si se desea acceder a las centralitas IP alojadas desde Apple iOS o Android. Antes de contratar el servicio es fundamental asegurarse de que es compatible con estas plataformas móviles para garantizarnos la movilidad.
En comparación con un sistema propietario de Comunicaciones Unificadas el alojamiento de PBX IP permite ahorrarse las excesivas cuotas fijas de líneas conectadas al operador tradicional; el servidor Comunicaciones Unificadas en la nube, los gastos de mantenimiento, que pueden alcanzar una media anual del 18% del coste del sistema; las cuotas de suscripción para actualizaciones de software; la gestión y las herramientas de monitorización; el proveedor de formación específica para el personal; los costes operativos, tanto internos como externos; y los servicios de telefonía de red de larga distancia y los de telefonía local. Todo ello entraría dentro de una tarifa fija mensual.
Para hacernos una idea en cifras, un cálculo realizado por la compañía especializada en servicios de Comunicaciones Unificadas, 8×8 Inc, desvela que el ahorro total de la implantación de las centralitas IP alojadas con respecto al modelo propietario puede alcanzar los 100.000 euros en los primeros cuatro años. Un buen fajo de dinero, vaya, que puede ser empleado para otros ámbitos de la empresa.